企業必見！マイナンバーの収集方法と注意点
皆さん、マイナンバーの通知は届きましたか？
マイナンバーとは、住民票を持つ全員に与えられる、本人に関連づけられた個人番号のことです。
その番号は重複することはありません。
必ず一人一つの番号になっております。
そしてこの個人番号の通知が、平成２７年１０月から始まりました。
これから企業側として、どのような形でマイナンバーに関わることになるのでしょうか。
平成２８年１月から、社会保障・税・災害対策などの行政手続きに於いて、マイナンバーの使用が始まっていきます。
それに伴い企業側としても従業員の税（源泉徴収）や社会保障（給与関連）の行政手続きの為に、従業員のマイナンバーを取り扱わなければなりません。
その為には従業員からマイナンバーを収集する必要が出てきます。
マイナンバーの利用目的
マイナンバーを収集する際は、法律の範囲内での利用目的を明示する必要があります。
例えば、利用目的は源泉徴収票に記載して提示する為といった場合等です。
マイナンバーの収集は法令で定められた時だけです。
それ以外の収集はありません。
そして、なりすまし等を防止する為に、徹底した本人確認が行われます。
本人確認では、身元確認と番号確認が行われます。
平成２８年１月以降に希望者のみの交付とした個人番号カードを持っている方は、それ１枚で身元確認と番号確認はOKになります。
しかし持っていない方は、身元確認には運転免許証かパスポート、番号確認には通知カードまたはマイナンバー付きの住民票が必要になってきます。
また、従業員の扶養親族のマイナンバーを提出する際の本人確認に関しては、従業員が行うこととなります。
ここで収集したマイナンバーは、継続雇用等で必要がある場合は企業内で保管し続けることが可能ですが、退職などで必要でなくなった場合は速やかに廃棄・処分しなければいけません。
マイナンバーの具体的な収集方法とそれに伴う注意点
紙媒体での収集
身元確認と番号確認の書類をコピーして提出して頂く方法です。
従業員数がさほど多くない企業では、一番簡単な方法と言えるでしょう。
しかし、この書類をどう管理するかに注意が必要になってきます。
紙媒体で管理する時は、個人情報の流出を防ぐ為できるだけ外部の人間の目に触れないよう、細心の注意をはらう必要がでてきます。
また、これを別の記録媒体へ移すという方法もありますが、その場合は間違いのないように入力することと、入力後の書類は処分することが必要です。
メールでの収集
大企業にもなると、連絡はメールのやり取りが多くなってきている今日この頃。
日本全国に事業所展開をしている企業等では紙媒体でのマイナンバーの収集は大変な作業となることが予想されます。
こういう時、スマホ等で身元確認と番号確認の書類を撮影し、それを添付して送るという方法も採られている企業もあるのではないでしょうか。
しかしその場合に於いて注意が必要なのは、第一にセキュリティ対策と言えるでしょう。
セキュリティ対策がしっかりしていないと、個人情報漏洩の危険性が高まります。
また、廃棄に関しても、退職したのにマイナンバーが残っているということのないように、きちんと管理し、必要ないもの、メールは処分する必要があります。
また、メールから転記する際、誤入力をしないように細心の注意をはらうことも注意すべき点の一つでもありますね。
マイナンバー制度が導入されることによって様々な手続きが簡素化でき、とても便利なのですが、色々慣れるまで一苦労しそうですね。
このマイナンバー制度がどうか悪用されることのないよう、国も企業も私達個人も、気を引き締めて、これから取り組んでいきたいと思います。
